Yerel disk ve posta kutusu farklıdır
Bilgisayarın diskinde boş alan bulunması e-posta hesabının kotasının boş olduğu anlamına gelmez. Posta kutusu sağlayıcının sunucusunda ayrı bir kapasiteye sahiptir. Önce hangi alanın dolduğunu öğrenin: bilgisayar diski, posta kutusu veya bulut depolama. Uyarının tam metnini kaydetmek yanlış yerde temizlik yapmanızı önler.
En büyük öğeleri bulun
Hesabın depolama ekranından veya uygulamanın sıralama seçeneklerinden büyük mesajları ve ekleri inceleyin. İş için gerekli belgeleri silmeden önce kurumun saklama politikasını kontrol edin. Gönderilmiş öğeler ve silinmiş öğeler de yer kullanabilir. Bir klasörü tamamen boşaltmak yerine içerik ve tarih aralığı üzerinden kontrollü ilerleyin.
Arşiv seçenekleri aynı değildir
Bir mesajı Arşiv klasörüne taşımak her hizmette posta kutusu kotasını azaltmaz. Çevrimiçi arşiv, yerel dosya ve normal klasör farklı yapılardır. Hangi seçeneğin hesabınızda mevcut olduğunu ve lisans gereksinimini yöneticinizle doğrulayın. İşletmenin arşiv politikası yalnızca kota açmayı değil, belgelere daha sonra erişebilmeyi de karşılamalıdır.
Yerel arşivde yedek sorumluluğu
Desteklenen Outlook sürümlerinde yerel arşiv dosyaları kullanılabilir; bu seçenek her uygulamada aynı şekilde bulunmaz. Bilgisayarda tutulan tek arşiv dosyası cihaz arızasında kaybolabilir. Arşivi oluşturduktan sonra açılabildiğini ve yedeklendiğini kontrol edin. Şirket postalarını kişisel diske veya yetkisiz bulut hesabına taşımayın.
Kalıcı büyüme için plan yapın
Büyük ekleri sürekli e-postayla dolaştırmak yerine uygun dosya paylaşım yöntemini değerlendirin. Paylaşım süresini ve alıcı izinlerini belirleyin. Ortak kullanılan hesaplar, otomatik raporlar ve yoğun ek alışverişi kapasiteyi hızla tüketebilir. Düzenli kullanım artışında lisans ve arşiv çözümünü teknik ihtiyaçla birlikte inceleyin.
Temizlikten sonra doğrulama
Kota göstergesinin güncellenmesine zaman tanıyın ve yeni mesaj gönderip almayı test edin. Kota doluyken geri dönen mesajların kendiliğinden geleceğini varsaymayın; önemli göndericilerden yeniden göndermelerini isteyin. Yaptığınız temizlik işlemlerini ve saklanan arşivin yerini belgeleyin. Gelecekte uyarı eşiğine ulaşmadan müdahale etmek günlük iş kesintisini azaltır.
Kaynaklar ve ileri okuma
Ürün adımları ve seçenekleri sürüme, hesap türüne veya kurum politikasına göre değişebilir.
Uygulamada desteğe ihtiyaç duyarsanız
Mevcut durumunuzu birlikte değerlendirelim. Destek saatlerimiz Pazartesi - Cumartesi 08:30 - 18:30.
Hizmeti inceleyin ↗ 0552 402 02 12